Bidang teknologi informasi dan komunikasi berkembang dengan pesat yang dipicu oleh temuan dalam bidang rekayasa material mikroelektronik . Perkembangan ini berpengaruh terhadap berbagai aspek kehidupan, bahkan perilaku dan aktivitas manusia kini banyak tergantung pada teknologi informasi dan komunikasi.

 

Di sisi lain, masyarakat menyadari bahwa teknologi informasi merupakan salah satu tool penting dalam peradaban manusia untuk mengatasi atau sebagain masalah derasnya arus informasi. Teknologi informasi dan kominikasi saat ini adalah bagian penting dalam manajemen informasi. Di dunia bisnis, dengan perkembangan pengetahuan yang begitu cepat ( banyak artikel baru yang dipublikasikan tiap tahun dalam jurnal) pelaku bisnis akan ketinggalan jika tidak menggunakan tools untuk mengupdate perkembangan terbaru.

Selain memiliki potensi dalam memfilter data dan mengolah menjadi informasi. Teknologi informasi mampu menyimpannya dengan jumlah kapasitas jauh lebih banyak dari cara manual. Disamping itu teknologi memiliki karakteristik perkembangan yang sangat cepat. Dengan berbagai potensi yang dimilikinya adalah naif apabila manajemen informasi dan komunikasi bisnis tidak memberikan perhatian istimewa.

Artikel ini akan membahas Peran teknologi informasi dan komunikasi bisnis untuk mendukung kemajuan/perkembangan suatu perusahaan secara efektif dan efisien. Saat ini merupakan saat yang tepat untuk mengembangkan sistem informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan, sehingga informasi yang dihasilkan harus selalu akurat dan mutakhir dalam setiap kondisi.

Hal tersebut membutuhkan perencanaan jangka panjang yang terpadu dan terbuka untuk pengembangan dikemudian hari sesuai dengan tuntutan perusahaan. Untuk itu perlu mengembangkan dan mengimplementasikan pemamfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam dunia bisnis. Berbagai keadaan menunjukkan bahwa dunia bisnis belum optimal dalam mendayagunakan potensi ICT (information dan comunication technology), teknologi informasi dan komunikasi, TIK) secara baik, dan oleh karena itu Indonesia terancam digital divide (kesenjangan digital) yang semakin tertinggal terhadap negara-negara maju.

Belakangan ini banyak mendengar kemajuan suatu usaha karena bidang teknologi informasi, telekomunikasi dan kominikasi yang begitu pesat yang berorientasi pada teknologi informasi. Dengan semakin gencarnya globalisasi dunia saat ini, maka teknologi informasi juga semakin marak dalam dunia bisnis. Bagi pelaku bisnis yang masih awam akan teknologi informasi dan komunikasi wajib mengenal dan mempelajari agar usahanya mengalami pertumbuhan dan perkembangan. Teknologi informasi dibuat untuk memudahkan para penggunanya dalam mencatat suatu transaksi, menyimpannya dalam bentuk data, mentransformasikan menjadi informasi dan menyebarkannya kepada pemakai informasi.

Dalam dunia bisnis teknologi informasi mempunyai pengaruh yang nyata, transaksi bisnis dicatat secara on-line, diolah dan pada saat yang hampir bersamaan (real-time) hasil pengolahan atau informasi dapat dilihat, seperti yang lazim dilakukan para nasabah bank pada saat melakukan transaksi pada ATM (automated teller machine). Pada saat ini informasi menjadi hal yang sangat penting dalam kegiatan bisnis, dengan dukungan teknologi informasi, informasi semakin mudah diperoleh tanpa dibatasi ruang dan waktu.

Pada era tahun 70-an seorang pakar manajemen memprediksi bahwa siapa yang menguasai sumber daya manusia dan informasi akan menguasai dunia. Hal ini dapat dibuktikan bahwa menjelang abad ke 21 negara-negara dan perusahaan-perusahaan yang unggul adalah mereka yang sejak awal sudah menerapkan teknologi informasi sebagai alat untuk berkompetisi. Teknologi informasi sudah menjadi senjata (alat) dalam proses bisnis perusahaan yang dapat membuat aliran informasi berjalan secara cepat, secara internal maupun eksternal. Teknologi informasi memiliki banyak peranan dalam membantu manusia dalam memecahkan masalah.

Kegunaan utama teknologi informasi adalah membantu dalam pemecahan masalah dengan kreatifitas yang tinggi dan membuat manusia semakin efektif dalam memanfaatkannya. Prinsip ” High-tech/high touch” adalah semakin ”high-tech teknologi informasi yang kita pertimbangkan aspek ” high-touch” dari teknologi informasi tersebut yaitu aspek manusia. Jangan meminta manusia untuk menyesuaikan dengan teknologi tetapi sesuaikan teknologi dengan manusia. Tanggung jawab pemakai teknologi informasi akan memberikan peran yang penting dalam memaksimalkan kinerja teknologi informasi. Pearan yang dimainkan adalah tahu cara menggunakan teknologi informasi dalam kominikasi bisnis dengan benar dan beretika sehingga tidak melanggar hak, privasi dan keberadaan orang lain, pemakai harus melindungi data dan informasi yang berada di dalam sestem komputer atau yang dikirim melalui jaringan, dari kehilangan dan kerusakan.

 

Pendapat mengenai Teknologi Informasi

•Kamus oxpord (1995) : Teknologi informasi adalah study atau penggunaan peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisis, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan dan gambar.

•Alter (1992), Teknologi Informasi mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan mengambil, memanipulasi, atau menampilkan data.

•Martin (2002), Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi.

•Lucas (2000), Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektonis.

 

Alasan-alasan Investasi Teknologi Informasi

•Adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif dalam dunia bisnis yang semakin gencar

•Mengurangi biaya dan penggunaan lebih efisien

•Meningkatkat fleksibilitas dan tanggapan.

 

Alasan perusahaan menerapkan teknologi informasi pada bidang pemasaran

•Teknologi informasi memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai bagian yang berbeda dalam organisasi dan menyediakan banyak informasi ke manager. Sebagai contoh sistem informasi eksekutif (executive Information System atau EIS) mempengaruhi aliran informasi secara vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah di antara departemen dan devisi yang berbeda.

•Teknologi informasi juga mempengaruhi proses pengembangan strategi pemasaran karena teknologi informasi memberikan lebih banyak informasi ke manager melalui sistem pengambilan keputusan (decision Support System atau DSS)

•Teknologi informasi mempengaruhi antarmuka-antarmuka organisasi dengan lingkungan seperti pelaggan dan pemasok. Sestem antar organisasi yang dilengkapi dengan pertukaran data elektronik (EDI) menciptakan hubungan yang lebih dekat antara organisasi dan pemasok, memfasilitasi manajemen sediaan yang lebih efisien dan memungkinkan pendekatan tepat waktu dalam melakukan pemesanan kembali

 

Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi bisnis

Secara umum masyarakat mengenal produk informasi dalam bentuk perangkat keras, perangkat lunak dan infrastruktur. Perangkat keras meliputi input (keyboard, monitor,touch screen, scanner, mike, camera digital, perekam vidio, barcode reader, maupun alat digitasi lain dari bentuk analog ke digital). Perangkat keras ini bertujuan untuk menerima masukan data/informasi ke dalam bentuk digital agar dapat diolah melalui perangkat komputer.

Selanjutnya terdapat perangkat keras pemroses lebh dikenal sebagai CPU dan memori komputer. Perangkat keras ini berfungsi untuk mengolah dan mengelola sestem komputer dengan dikendalikan oleh sestem operasi komputer. Selain itu terdapat perangkat keras penyimpan data baik yang bersifat tetap (hard disk) maupun portabel (removable disk). Perangkat keras berukutnya adalah output yang menampilkan hasil olahan komputer kepada pengguna melalui monotor, printer, speaker, LCD maupun bentuk respon lainnya.

 

Selanjutnya dalam perangkat lunak dibedakan sistem operasi (misalnya Windows, Linux, atau Mac) yang bertugas untuk mengelola hidup matinya komputer, menghubungkan media input dan output serta mengendalikan berbagai perangkat lunak aplikasi maupun utiliti di komputer. Sedangkan perangkat aplikasi adalah program praktis yang digunakan untuk membantu pelaksanaan tugas yang spesifik seperti menulis, membuat lembar kerja, membuat presentasi, mengolah database dan lain sebagainya.Selain itu terdapat juga program utiliti yang membantu sestem operasi dalam pengelolahan fungsi tertentu sperti fungsi manajemen memori, keamanan komputer dan lain-lain.

 

Pada aspek infrastruktur, kita mengenal ada istilah jaringan kompoter baik yang bersifat terbatas dan dalam kawasan tertentu (misalnya satu gedung) yang dekenal dengan nama Local Area Network maupun jaringan yang lebih luas, bahkan bisa meliputi jaringan yang lebih luas yang dikenal sebagai Wide Area Network (WAN). Saat ini, aspek infrastruktur dalam teknologi informasi sering disatukan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Perangkat PDA (Personal Digital Assistant) yang berperan sebagai komputer genggam tetapi sarat dengan fungsi komunikasi (baik Wi-Fi, blutooth maupun GSM) merupakan salah satu contoh diantaranya.

 

Perangkat keras (baik input, pemroses, penyimpan maupun output), perangkat lunak serta infrastruktur ketiga-tiganya memiliki potensi besar untuk meningkatkan efektifitas maupun efisiensi manajemen informasi perusahaan.

 

Peran Teknologi Informasi dan komunikasi
Peran Teknologi informasi (TI) dalam upaya mengintegrasikan seluruh proses bisnis memang tidak bisa dibilang kecil. Beragam solusi aplikasi dapat dimanfaatkan perusahaan untuk mewujudkan upaya ini. Dari sisi karyawan, solusi pengelolan sumber daya manusia (HRM), memungkinkan terciptanya SDM yang efektif, dan kontrol administrasi yang relatif akurat.Sumber Daya Manusia di perusahaan dapat bekerja lebih optimal dan menghasilkan kinerja tinngi bagi perusahaan.Untuk pelanggan, perusahaan dapat menggunakan Selling Chain Management. Solusi ini memungkinkan perusahaan menjalankan aktifitas pemasaran (marketing) penjualan (sales) dan pelayanan pelanggan secara bersamaan menhhasilkan output berupa pemanfaatan aplikasi Customer Relationship Management (CRM).

 

Untuk para pemasok (supplier), perusahaan dapat memanfaatkan solusi Supply Chain Management yang memadukan aktifitas logistik, produksi, dan distribusi secara searah. Didukung business intelegence yang kuat dan aplikasi enterprise yang terintegrasi, solusi aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP), menghasilkan laporan keuangan yang hasilnya dapat dibaca oleh para pemegang saham perusahaan.

 

Selain teknologi informasi, perusahaan mau tidak mau harus memikirkan proses integrasi informasi dalam proses produksi. Integrasi informasi merupakan kunci dari peningkatan efisiensi dalam proses manufaktur. Upaya ini dapat dicapai dengan membangun jaringan komunikasi data terintegrasi, yang menghubungkan kantor pusat di ibu kota misalnya dengan gudang dikawasan yang jauh dari pusat kota. Jaringan komunikasi data ini juga harus mampu menjangkau pabrik diluar kota, gudang besar di kota yang lain hingga pemasok besar, menengah dan kecil.

 

Demikian pula hal dalam proses distribusi. Integrasi informasi dalam proses distribusi akan menjamin peningkatan efektifitas dalam distribusi produk, ketersediaan produk di pasr dan keakurasian perencanaan proses produksi. Dalam hal ini, sebuah jaringan komunikasi data harus mampu menghubungkan kantor pusat dengan kantor pusat distributor, depot gudang manufaktur, hingga ke distributor besar dan menengah seta retailer di daerah.

 

Seperti yang telah disampaikan di muka, kunci dari semua tantangan yang dihadapi dala proses integrasi adalah ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil. Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

 

Bagi perusahaan yang berbasis tehnologi informasi, tim (departemen.divisi) TI memiliki tanggung jawab penuh atas kelancarab sistem kerja berbasis elektronis yang diterapkan. Sebagai pengendali lalu lintas data dan informasi perusahaan, tim memikul tanggung jawab penuh bila terjadi hambatan pada proses bisnis yang disebabkan leh kegagalan sistem ataupun kesalahan kerja anggotanya. Amanat berat tersebut dibebankan pada tim TI, karena kapabilitas, profesional dan otoritas keilmuan khusus yang mereka miliki. Karena kuat otoritasnya, tim TI dipandang ikut memikul tanggung jawab terhadap rasionalitas ”untung-rugi” suatu business.

 

Sebagai contoh, pelajaran berharga dari perusahaan raksasa IMB. Perusahaa ini terkenal karena kemampuannya mempertahankan perdikat vendor komputer multi kelas selama berpuluh-puluh tahun. Belakangan IBM mengalami kemunduran karena banyak anak perusahaan yang tidak gesit dan tidak efektif dalam memainkan kendali pasar teknilogi informasi dunia. Akibatnya, IBM, seperti kata Francis Fukuyama (1999), tidak mampu lagi menahan predikat sebagai vendor multikelas. Hal ini disebabkan oleh hirarki birokrasi yang kaku. Ini bisa kita lihat secara jelas pada jumlah anak perusahaan IBM yang sangat banyak yang terintegrasi secara vertikal.

 

Sebaliknya, perusahaan yang tumbuh dan berkembang di era informasi, kini tidak lagi menerapkan birokrasi gaya lama. Mereka lebih suka membentuk jaringan lalu lintas batas serta terikat secara horisontal dan informal. Karena karakter era informasi yang serba transparan dan sulit dibendung, kebijakan perusahaan mau tidak mau akan memberi wewenang penuh pada tim TI untuk mendukung aktivitas bisnis, termasuk membuat keputusan sendiri. Kendati begitu tim yang memperoleh wewenang penuh, tidak lantas bebas pantau. Perusahaan publik seperti bank secara berkala akan mendapat penilaian dan pengawasan dari tim audit khusus. Pola audit biasanya berbeda denganyang diterapkan di perusahaan industri atau manufaktur. Kinerja tim TI di perusahaan ini biasanya akan terkontrol dengan sendirinya dengan unpan balik dari bagian yang terkait, seperti bagian produksi, pemasaran, keuangan dan lain-lain.

 

Aplikasi sistem informasi yang digunakan di setiap bagian dan salin terhubung dalam sebuah jaringan akan menjadi batu ujian keberhasilan kerja tim. Karakter tim Teknilogi informasi di perusahaan jasa, seperti bank, industri bagaimanapun juga memiliki kesamaan. Meskipun tim ini memperoleh wewenang penuh untuk mengatur urusan sendiri, tidak lantas keduanya bebas bertindak sendiri. Adakalanya sebagai strategis business, perusahaan lebih memilih menggunakan metode alih daya atau memanfaatkan penggunaan jasa konsultan untuk mengerjakan bagian bagian kerja tertentu. Seperti pengembangan dan pengawasan aplikasi. Hal tersebut biasanya terjadi ketika perusahaan menganggap timnya tidak memiliki staff yang benar-benar ahli atau memadai.

 

Ada lagi hal yang perlu diperhatikan. Jika tim TI di perusahaan yang bergerak dibidang non- TI hanya bertanggung jawab atas penerapan TI secara internal, lain halnya dengan tim kreatif dan inivatif menciptakan ragam pruduk perangkat lunak atau pekerjaan lain yang terkait dengan layanan (service). Dengan demikian, perusahaan dapat mengefektifkan sumber daya tim TI sekalugus menciptakan revenue tambahan.

 

Fleksibilitas tersebut tidak berlaku di perusahaan yang bergerak di bidang non TI.dengan kebijakan dan ciri dasar perusahaan, maka sulit bagi perusahaan untuk menjadikan tim TI melakukan pekerjaan di luar alur kepentingan pross business perusahaan.

 

Jangankan untuk menciptakan pekerjaan baru, untuk pekerjaan rutinitas yang suda dipetakan pun terkadang tidak terselesaikan semestinya. Masalah yang sering dijumpai adalah ketika orang-orang TI dalam tim ini sering berangkapan klien atau user dianggap sebagai penghambat kerja tim. Karena prosfektif oarang-orang TI yang salah ini, jarang memunculkan problem hubungan kerja yang tidak kondusif.

 

Maka meluruskan kembali prospektif dan cara mempresentasikan TI merupakan langkah utama perusahaan yang sedang mengalami masalah tersebut. Langkah ini bisa dijabarkan sebagai berikut : Pertama, mengetahui skala prioritas. Tim TI adalah tim yang dalam pekerjaannya tidak perna lepas dari riset dan pengembangan. Karena itu, sebaiknya antara tim riset dan pengembangan serta tim pendukung harus dipisahkan, meski keduanya kadang kala bekerja saling menunjang.sudah menjadi rahasia umum jika fasilitas dan biaya riset dan pengembangan, khusunya, sangat besar.

 

Maka tim TI harus mengerti siapa yang neperan membayar fasilitas keja mereka. Kedua, memahami makna business. Tim TI harus memahami makna bisnis lebih dari bagaimana mereka memandang dan menempatkan teknologi selama ini. Ketiga, memperbaiki komunitas. Komunitas internal adalah pilar dasar yang harus dijadikan acuan kebijakan tim TI agar program TI yang dijalankan bias buy-in (diterima). Jika yim gagal berkomunikasi dengan bagian lain di perusahaan, pembahasan mengenai sistem TI perusahaan kerap tidak membuahkan hasil karena tidak tepat sasaran.

 

Aspek-aspek Internal Manajemen dalam pengembangan dan implentasi Teknologi Informasi di perusahaan

 

Aspek manajemen perusahaan yang harus diperhatikan dalam implementasi teknologi informasi adalah aspek sumber daya manusia. Perkembangan teknologi informasi ini berdampak pada sistem manajemen suatu perusahaan, yang berarti perlu ada perubahan dalam manajemen.

Selain aspek teknis berupa fasilitas penunjang teknologi informasi, sumber daya manusia merupakan aspek internal yang manajemen yang harus diperhatikan dan dikembangkan dalam implementasi teknologi informasi. Aspek yang sangat perlu diperhatikan dalam implementasi teknologi informasi perusahaan yaitu kemampuan dan kualitas orang-orang yang bekerja di perusahaan harus disesuaikan dengan teknologi informasi yang semakin berkembang. Para pekerja diharapkan memiliki pengetahuan dalam bidang bahasa internasional, yaitu bahasa Inggris.

 

Strategi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi

Strategi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi business menuju keunggulan yang kompetitif :

•Strategi Biaya, yaitu menjadikan produsen dengan biaya yang rendah, memberikan harga yang lebih murah terhadap pelanggan, menurunkan biaya dari pemasok, atau meningkatkan biaya pesaing untuk tetap bertahan di industri

•Strategi diferensiasi, yaitu mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk/jasa yang dihasilkan perusahaan terhadap pesaing sehingga pelanggan menggunakan produk/jasa karena adanya manfaat atau fitur yang unik

•Strategi inovasi, yaitu memperkanalkan produk/jasa yang unik, atau membuat perubahan yang radikal dalam proses bisnis yang menyebabkan perubahan-erubahan yang mendasar dalam pengelolaan bisnis.

•Strategi pertumbuhan, yaitu dengan mengembangkan kapasitas produksi secara signifikan, melakukan ekspansi ke dalam pemasaran global, melakukan diversifikasi produk/jasa baru, atau mengintegrasikan ke dalam produk/jasa yang terkait.

•Strategi aliansi, yaitu membentuk hubungan dan aliansi bisnis yang baru dengan pelanggan, pemasok, pesaing dan lain.

 

Mewujudkan tehnopreneur dalam menyongsong gelombang baru bisnis teknologi

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communication Technologi) semakin meluas dan menyentuh hampir setiap aktivitas manusia. Hal ini karena teknologi informasi telah memberikan manfaat yang sangat berarti dalam perkembangan kehidupan manusia di dalam segala aktifitasnya.

 

Kemajuan yang dicapai diawali dengan riset dan temuan-temuan baru dalam bidang teknologi informasi yang kemudian dikembangkan sedemikian rupa sehingga memberikan keuntungan bagi penciptanya. Fenomena perkembangan bisnis dalam bidang teknologi informasi diawali dari ide-ide kreatif di beberapa pusat riset yang mampu dikembangkan sehingga memiliki nilai jual di pasaran. Penggagas ide dan kreator produk dalam bidang teknologi ini sering disebut dengan nama Teknoprener.

 

Karena mereka mampu menggabungkan antara ilmu pengetahuan yang dimiliki melalui kreasi atau ide produk yang diciptakan dengan kemampuan berwirausaha melalui penjualan produk yang dihasilkan di pasaran. Jadi Teknoprener itu sendiri merupakan gabungan dari (kemampuan ilmu pengetahuan dan teknologi) dengan Kewirausahaaan.

 

Saat ini perkembangan bisnis dalam bidang teknologi sebagian besar dikarenakan terjadi sinergi antara pemilik ide kreatif (teknoprener) yang dikembangkan diberbagai pusat riset dengan penyedia modal yang akan digunakan usaha. Hubungan antara ketiga unsur tersebut kemudian mendorong berkembangnya bisnis teknologi yang ada di beberapa negara, misalnya di Sillicon Valley – Amerika Serikat, Bangolaro – India dan beberapa negara lainnya.

 

KesimpulanAplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam praktek komunikasi bisnis telah memberikan hasil yang positif terhadap dunia bisnis dimana para pelakunya dapat bersaing dengan para competitor dan dapat diterima oleh pasar secara global. Peran dari teknologi informasi dan komunikasi bisnis dapat menintegrasikan semua proses bisnis. Dalam teknologi informasi dan komunikasi, perusahaan mampu menerapkan berbagai startegi yang diterapkan.

 

Saran
Teknologi informasi dan komunikasi dalam bisnis diharapkan semua functional strategy (Marketing, Financial, Operation, Human Resources, R & D) dapat menimplemantasikan dalam dunia bisnis dengan optimal.